How I manage email, SMS, phone calls – how to contact me

(latest version of this text)

Hello,

I receive many emails and other forms of communication. I enjoy quality contacts, but at the same time, I’d like to preserve my sanity (what’s left) and my efficiency… 🙂

So in order to avoid unmet expectations, I’d like to clarify below how I manage the numerous communication channels that technology gives us today.

Emails

I try to read my emails once and only once per day. I voluntarily limit email reading in order to focus on important vs urgent matters, to be more proactive vs passive and to reduce the number of interruptions. I usually don’t read my emails during the weekends and holidays. I don’t set a vacation message because I consider that a breach of my private life (this means that, on occasions, I might not reply for the duration of my holidays).

I consider email as asynchronous and for non urgent communication (please do not send me an email to cancel a meeting at the last minute, for example – I find this rude, actually).  See SMS section for urgent messages. You can expect a reply from me in 3 working days under normal circumstances (longer if I’m on holidays). I reply to most emails that expect a reply from me – unless they are rude, flame wars or “commercial cold calls”.

All commercial solicitations must be done by email. Please don’t send “commercial cold calls” emails several times – if I did not reply, I’m not interested.  I consider repeated emails rude and they significantly reduce my willingness to work with the author of such emails.

Please note that I’m on the Robinson list. If you don’t know what that is, read about it on Wikipedia. If you don’t know what Wikipedia is, well, then don’t contact me at all. 😉

Don’t put me on mailing lists without my prior consent. I’m in favor of opt-in. If you put me on a mailing list, this reduces my willingness to consider your product / service.

Don’t send me messages via Facebook, Twitter, LinkedIn, etc… I have no commitment to reply to messages coming via social networks.

If you use whitelisting software to reduce your spam, don’t expect me to click to validate that I’m a legitimate sender.  I don’t want to bear the burden.  Imagine if everybody was doing that…  There are other ways to fight spam.

Phone – voice calls

Please only call me if we know each other and only for urgent matters (urgent means to be solved in a few hours time) – and try SMS first if possible. In other cases, send me an email first. I hate being called for commercial purposes. I don’t answer calls without a caller ID.  If you’re not sure if you should call, then send an email first.  This does not apply to my close friends, of course (you know who you are, dear).

Phone – voice mail

Please don’t leave me a message asking to call you back. Just leave a message with your questions or information you want to transmit to me.  Let’s be efficient.

I am on the “Don’t call me” list (ex-Robinson). See “emails section”.

SMS

Use SMS only for urgent communications and if we know each other. Please make sure it’s really urgent. Also make sure you receive a confirmation from me that I received your message.  I hate commercial solicitations by SMS. Now you know. 😉

Summary

To sum up, use the following channels to contact me, by order of preference:

  1. Email
  2. SMS
  3. Phone call

Besides that, I’ll be happy to be in touch with you. 🙂

It’s just a question of mutual respect.

Thanks

Vincent

Montaigne, oĂč es-tu ?

Je vous livre, tel quel, le texte ci-dessous, transmis par une amie (Yolande, la maman de Maxime). A la mémoire de Maxime, décédé du cancer en pleine jeunesse (23 ans), probablement en partie à cause de trop de pression.

A Maxime, Julien, Anne-Sophie, Margaux et les autres


C’est une mùre en colùre qui prend la plume ce jour.

Une mĂšre qui, in illo tempore, fut formĂ©e en Sciences humaines Ă  l’UniversitĂ© de LiĂšge, en garde un souvenir Ă©bloui mais se dĂ©sole de constater ce qu’il s’y passe aujourd’hui. Surtout dans certaines facultĂ©s dispensant ce que l’on nomme les sciences “exactes” dites aussi “dures”
 A ce ce dernier qualificatif, je prĂ©fĂšrerais le vocable d’ “inhumaines” pour mieux les opposer Ă  celles dans lesquelles ma jeunesse a baignĂ©.

Je suis en colĂšre en effet! En colĂšre contre un certain univers universitaire qui malmĂšne, use et dĂ©motive nos enfants! Au coeur de la session d’examens, je constate avec effroi l’état d’épuisement dans lequel se trouvent nos Ă©tudiants.

Epuisement physique, d’abord, car l’étude intensive a repris aux premiers jours de mars alors mĂȘme qu’un tout petit mois s’était Ă©coulĂ© depuis la fin de la session de janvier. Impossible de rĂ©cupĂ©rer dans ces conditions d’autant que les horaires de cours en semaine laissent nos jeunes extĂ©nuĂ©s en fin de journĂ©e. Et pour bien nous les achever, le blocus a Ă©tĂ© rĂ©duit Ă  une semaine quand il n’a pas Ă©tĂ© tout simplement supprimĂ©!

Epuisement psychologique, ensuite, car le rythme effrĂ©nĂ© des examens, avec toute la pression qu’ils gĂ©nĂšrent, est insoutenable : trois Ă  quatre par semaine, parfois; et souvent programmĂ©s en fin de journĂ©e (jusqu’à 22h). A quand les nocturnes Ă  l’UniversitĂ© ? Nos jeunes auraient tellement besoin d’un sommeil rĂ©parateur qu’ils n’arrivent pas Ă  trouver tant le stress, Ă  ce rythme-lĂ , est impossible Ă  Ă©vacuer
 Alors certains cherchent Ă  juguler l’anxiĂ©tĂ© avec des moyens qu’aucun professeur en mĂ©decine ne conseillerait.

Epuisement intellectuel enfin face Ă  l’asburditĂ© de certains questionnaires dits “à choix multiple” oĂč les questions portent parfois sur un dĂ©tail masquĂ© par cinq cents pages de thĂ©orie, sans parler de la formulation qui prĂȘte souvent Ă  confusion
 et j’ose Ă  peine Ă©voquer l’absurditĂ© qui consiste Ă  contrĂŽler, Ă  l’aide d’un tel dispositif, des compĂ©tences en chirurgie. Je ne voudrais pas ĂȘtre le patient qui subira les coups d’un scalpel formĂ© par QCM!

Permettez-moi donc de m’indigner (mĂȘme si ce mot semble parfois galvaudĂ©!).

Je m’indigne contre ces professeurs hyperspĂ©cialisĂ©s dont je ne dĂ©nie pas les compĂ©tences mais dont je conteste les exigences car chacun attend, pour son domaine, qu’un Ă©tudiant maĂźtrise une discipline que lui-mĂȘme a mis, met ou mettra une carriĂšre entiĂšre Ă  s’approprier. Cumulez les cours et imaginez les effets


Je m’insurge contre ces dispositifs d’évaluation qui ne permettent en aucun cas Ă  l’étudiant de rĂ©flĂ©chir, de mettre en lien, d’expliciter son raisonnement
 bref, de montrer l’intelligence qu’il a d’un problĂšme et sa facultĂ© de le rĂ©soudre par une approche complexe. “Une tĂȘte bien faite signifie que plutĂŽt que d’accumuler le savoir, il est beaucoup plus important de disposer Ă  la fois d’une aptitude gĂ©nĂ©rale Ă  poser et Ă  traiter des problĂšmes ainsi que de principes organisateurs qui permettent de relier les savoirs et de leur donner sens” (E. Morin, La tĂȘte bien faite, Seuil, 1999, p.23). L’UniversitĂ© se donne-t-elle les moyens de sĂ©lectionner ces tĂȘtes-lĂ  ?

Enfin, je peste contre ces formations longues qui, en faisant enfler et durer l’approche abstraite des savoirs, tardent Ă  mettre en place la formation d’un praticien rĂ©flexif. Au point qu’au seuil de la sortie (un des mes enfants se trouve en avant-derniĂšre annĂ©e d’une de ces formations), certains s’interrogent sur le goĂ»t et la motivation qu’il leur reste pour exercer ce mĂ©tier auquel ils se destinaient.

A l’heure oĂč, Ă  la suite de Montaigne, des experts comme Serres ou Morin clament l’urgence de former des tĂȘtes bien faites pour relever les nombreux dĂ©fis de demain, j’invite l’UniversitĂ© Ă  questionner ses modĂšles de formation et d’évaluation. Je plaide aussi pour plus de sens, de complexitĂ© (de complexus : ce qui est tissĂ© ensemble) et plus de respect. Enfin, j’en appelle Ă  ce que l’Institution universitaire, pour qui j’eus tant d’estime autrefois, veille Ă  insuffler dans la culture et la formation scientifiques un peu plus d’humanisme, et surtout d’humanitĂ©!

Françoise Darville

ICT Manager of the Year 2011 – Belgium – SME

Merci Ă  tous ceux qui m’ont permis d’obtenir ce prix!  Le jury, mais aussi et surtout tous les collaborateurs de Lampiris, la direction (Bruno, Bruno, Tom) qui nous en donne les moyens et tous ceux qui me soutiennent par leur amitiĂ© dans tous les petits moments de la vie!

Quelques liens: